دبیرخانه و بایگانی

شرح وظایف مسئول دبیرخانه و بایگانی

  • اجرای دقیق آیین نامه ها، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و ضوابط مربوطه.
  • ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در دفاتر مربوط.
  • تحویل، تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر مکاتبات برای ارجاع به مقام های مافوق و واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.
  • ابلاغ دستورات صادره از مدیر به اشخاص ذی ربط و واحد های تابعه بر حسب خط ومشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آنها.
  • تهیه پیش نویس برخی نامه ها و گزارشات.
  • پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات درخواستهای متقاضیان و مراجعه کنندگان که تقاضای آنان بدون ملاقات با مقام ذی ربط امکان پذیر است.
  • تنظیم زمان جلساتی که در دفتر مدیر تشکیل می شود و مطلع ساختن افراد شرکت کننده در جلسه.
  • آماده کردن سوابق و پرونده های مربوط به جلسات برای اطلاع و مطالعه قبلی.
  • حفظ و نگهداری نامه ها ،اوراق ،اسناد،مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده.
  • پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.
  • تحویل پرونده های مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق.
  • انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق در چهارچوب وظایف.